05.08.2024

Die digitale Transformation des Notariats schreitet kontinuierlich voran: Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung geplant

Am 22. Mai 2024 wurde der Regierungsentwurf eines Gesetzes zur Einführung einer elekt-ronischen Präsenzbeurkundung veröffentlicht. Dieser Entwurf sieht die Schaffung eines ge-setzlichen Rahmens zur Errichtung genuin elektronischer Urkunden im Präsenzverfahren – also unter Erscheinen der an der Beurkundung beteiligten Personen in der Notarkanzlei – vor.

Worum geht es konkret? Bislang werden Entwürfe notarieller Urkunden vor der Beurkundung ausgedruckt, sodann in Anwesenheit der Beteiligten durch die Notarin verlesen und schließlich – ggf. nach Anbringung der erforderlichen Korrekturen und neuerlichem Ausdruck – von allen Beteiligten sowie der Notarin unterschrieben. Nach Abschluss dieses Prozederes existiert eine rechtsgültige notarielle Urkunde. (Beglaubigte) Abschriften und/oder Ausfertigungen dieser Urkunde werden sodann an die Beteiligten sowie die maßgeblichen Stellen – beispielsweise an das Grundbuch- und das Finanzamt – versandt. Da die Kommunikation zwischen Notariat und Behörden vielfach elektronisch erfolgt, ist es nach Abschluss des Beurkundungsverfahrens erforderlich, die Urkunde einzuscannen. Es kommt also zu einem Medienbruch: Während sich das Beurkundungsverfahren in der „Papierwelt“ abspielt, sind die physisch errichteten Urkunden regelmäßig in der „digitalen Welt“ abzuwickeln.

Sofern der Gesetzesentwurf Realität wird, kann sich das Beurkundungsverfahren künftig in einer Vielzahl von Fällen papierlos vollziehen: Die an der Beurkundung Beteiligten können ihre Unterschrift eigenhändig auf einem für die elektronische Erfassung der Unterschrift geeigneten Hilfsmittel – beispielsweise einem Unterschriftenpad – leisten. Die Notarin signiert die Urkunde unter Rückgriff auf ihr individuelles Signaturzertifikat elektronisch. Nach Abschluss dieses Verfahrens liegt eine genuin elektronische Urkunde, die als Grundlage für die sich an die Beurkundung anschließende Korrespondenz mit den Beteiligten und Behörden genutzt werden kann, vor.

Die beschriebene Möglichkeit der Errichtung einer genuin elektronischen Urkunde besteht – mit Ausnahme von Verfügungen von Todes wegen (Erbverträge, Testamente) – unabhängig vom Beurkundungsgegenstand. Außerdem soll es der Notarin in Zukunft möglich sein, vor ihr vollzogene elektronische, also beispielsweise auf einem Unterschriftenpad vollzogene Unterschriften zu beglaubigen.

Sofern die gesetzgeberischen Planungen zur Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung in der skizzierten Form realisiert werden, wird eine zeitgemäße und nachhaltige Möglichkeit der Errichtung notarieller Urkunden geschaffen. Die Unterschrift des an der Beurkundung Beteiligten, mit dem die Genehmigung des Texts der jeweiligen Urkunde auf eine individuelle und fälschungssichere Weise ausgedrückt wird, wird nicht etwa durch einen Knopfdruck oder Mausklick ersetzt, sondern bleibt erhalten – sie wird zukünftig schlicht nicht mehr auf Papier, sondern auf einem technischen Hilfsmittel aufgebracht. Ein weiterer positiver Effekt des gesetzgeberischen Vorhabens ist die Regelung eines erleichterten Zugangs notariell beurkundeter oder beglaubigter Erklärungen im Rechtsverkehr. Diese wird Erleichterungen bei der Korrespondenz zwischen Notariat und Banken sowie bei der Übermittlung von Erbausschlagungen an Nachlassgerichte mit sich bringen.

Sobald das Gesetzgebungsverfahren zu einem Abschluss gekommen ist und die Errichtung genuin elektronischer Urkunden im Präsenzverfahren gesetzlich ermöglicht wird, werden wir die technischen Hilfsmittel bereithalten, um derartige Urkunden errichten zu können.

Für Rückfragen zur elektronischen Präsenzbeurkundung und in allen anderen notariellen Angelegenheiten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!